Dieser Beitrag bietet einen Überblick über die wichtigsten im Zusammenhang mit der Gründung einer GmbH zu beachtenden Schritte und (steuer)rechtlichen Grundlagen.
Rechtslage vor Errichtung des Gesellschaftsvertrages (Vorgründungsgesellschaft)
Eine GmbH entsteht erst mit Eintragung im Firmenbuch. Die Gesellschafter sind für die noch nicht errichtete Gesellschaft aber regelmäßig bereits vor Eintragung in das Firmenbuch – unter Umständen sogar vor Errichtung des Gesellschaftsvertrages – tätig. Wenn dieses Tätigwerden im Zeitraum zwischen der Verabredung der Gesellschafter, eine GmbH zu gründen, und dem Abschluss des Gesellschaftsvertrages liegt, spricht man von einer Vorgründungsgesellschaft. Die Vorgründungsgesellschaft wird als Gesellschaft nach bürgerlichem Recht (GesBR) angesehen. Das GmbHG ist in diesem Stadium noch nicht anwendbar. Jeder Gesellschafter kann nach außen vertreten. Die Gesellschafter können für die noch nicht existente GmbH keine Rechte und Pflichten begründen. Es gibt daher auch keinen gesetzlichen Vermögens- und Schuldenübergang auf die GmbH.
ACHTUNG: Die Gesellschafter haften in diesem Stadium persönlich, solidarisch und unbeschränkt (im Gegensatz zur GmbH).
Vertragsverhältnisse können nur mit Zustimmung des Gläubigers nach Entstehung der GmbH übergehen. Sachen und Rechte müssen zediert werden.
TIPP: Sollte ein Vertragsschluss in diesem Stadium nicht vermeidbar sein, sollte die geplante Vertragsübernahme mit dem Vertragspartner bereits bei Vertragsabschluss vereinbart werden.
Zu beachten sind auch allenfalls anfallende Rechtsgeschäftsgebühren (Zessionsgebühr von 0,8%).
Kommt es zu einem Abschluss des Gesellschaftsvertrags, entsteht die Vorgesellschaft.
Rechtslage ab Errichtung des Gesellschaftsvertrages bis Eintragung im Firmenbuch (Vorgesellschaft)
Die Vorgesellschaft ist die werdende GmbH im Zeitraum zwischen Abschluss des Gesellschaftsvertrags und Eintragung im Firmenbuch.
Auf die Vorgesellschaft ist das GmbH Gesetz und der Gesellschaftsvertrag anzuwenden, soweit keine Eintragung für die entsprechende Regelung vorausgesetzt wird. Rechtsgeschäfte, die die Geschäftsführer namens der Vorgesellschaft abschließen, gelten als von der Gesellschaft geschlossen.
Mit der Eintragung geht das Vermögen der Vorgesellschaft ipso iure auf die GmbH über. Bei Verbindlichkeiten übernimmt die Gesellschaft eine vor ihrer Eintragung in ihrem Namen eingegangene Verpflichtung durch Vertrag mit dem Schuldner diese Verbindlichkeit nur dann ohne Zustimmung des Gläubigers, wenn die Schuldübernahme binnen drei Monaten nach der Eintragung der Gesellschaft vereinbart und dem Gläubiger von der Gesellschaft oder dem Schuldner mitgeteilt wird. Die Verständigung des Gläubigers kann auch schlüssig (z.B. durch Zuwendung der Vorteile) erfolgen.
Die Haftung der Beteiligten (Gesellschafter, Geschäftsführer) lässt sich in diesem Stadium in zwei Gruppen unterteilen:
- a) Handelndenhaftung
Wird im Namen der Gesellschaft gehandelt, haften die Handelnden persönlich zur ungeteilten Hand (Gesamtschuldner). Handelnde sind vor allem die Geschäftsführer. Die Haftung bezieht sich primär auf Erfüllung des Vertrages. Die Haftung endet, sobald die GmbH in das Firmenbuch eingetragen und das Rechtsgeschäft genehmigt ist.
- b) Gründerhaftung
Neben der Handelndenhaftung ist auch eine Gründerhaftung möglich. Die Gründer (= Gesellschafter) haften gegenüber der GmbH im Innenverhältnis für die Differenz zwischen Gesellschaftsvermögen und Stammkapital im Zeitpunkt der Eintragung und tragen die Gründer damit das wirtschaftliche Risiko der Tätigkeit der Vorgesellschaft. Es besteht aber kein Vorbelastungsverbot, denn Rechtsgeschäfte dürfen schon vor Eintragung in das Firmenbuch abgeschlossen werden. Dennoch soll zum Zeitpunkt der Eintragung ins Firmenbuch das Stammkapital vorhanden sein. Die Gründer haften aber nur anteilig im Verhältnis ihrer Beteiligung. Strittig ist, ob die Haftung der Gründer von einer Zustimmung der Aufnahme der Geschäftstätigkeit abhängig ist und, ob im Außenverhältnis eine Haftung gegenüber Gläubigern besteht.
Neugründungs-Förderungsgesetz (NeuFöG)
Eine Neugründung liegt vor, wenn eine bisher nicht vorhandene betriebliche Struktur durch Neueröffnung eines gewerblichen, land- und forstwirtschaftlichen oder dem selbständigen Erwerb dienenden Betriebes geschaffen wird. Der neue Betriebsinhaber darf sich dabei innerhalb der letzten 15 Jahre nicht in vergleichbarer Art (im In- und Ausland) beherrschend betrieblich betätigt haben. Weiters darf keine bloße Änderung der Rechtsform in Bezug auf einen bereits vorhandenen Betrieb vorliegen. Auch darf kein bloßer Wechsel in der Person des Betriebsinhabers in Bezug auf einen bereits vorhandenen Betrieb durch eine entgeltliche oder unentgeltliche Betriebsübertragung vorliegen.
Betriebsinhaber im Sinne des NeuFöG sind jene Gesellschafter, die entweder zu mindestens 50% am Vermögen beteiligt oder zu mehr als 25% am Vermögen beteiligt und zusätzlich mit der Geschäftsführung betraut sind.
Es entfallen vor allem die durch die Neugründung unmittelbar veranlassten Stempelgebühren und Bundesverwaltungsabgaben (z. B. Ansuchen um Ausübung von bewilligungspflichtigen Gewerben und Ansuchen um Konzessionen, Anmeldung eines Anmeldegewerbes, Ansuchen um Genehmigung der Betriebsanlage), die Grunderwerbssteuer für Einbringung von Grundstücken auf gesellschaftsrechtlicher Grundlage, die Gerichtsgebühren für die Eintragung ins Firmenbuch und Grundbuch, die Gesellschaftsteuer und für einen befristeten Zeitraum auch Teile der Lohnabgaben.
Details zu den Voraussetzungen und zum Ablauf der Neugründungsförderung sind auch auf der Homepage der Wirtschaftskammer abrufbar.
Gesellschaftsvertrag
- a) Form
Die GmbH wird durch einen Gesellschaftsvertrag oder eine Errichtungserklärung (bei nur einem Gesellschafter) gegründet. Ein Notariatsakt ist zwingend erforderlich. Die Gesellschafter können sich bei der Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrages auch durch Bevollmächtigte vertreten lassen, wobei eine besondere, auf dieses einzelne Geschäft ausgestellte beglaubigte Vollmacht verlangt wird. Diese Möglichkeit wird dann gerne in Anspruch genommen, wenn Gesellschafter ihren gewöhnlichen Aufenthaltsort im Ausland haben und nicht extra für die Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrages anreisen möchten.
- b) Gesetzlicher Mindestinhalt
Der Gesellschaftsvertrag muss zumindest die Firma (= Name der Gesellschaft), den Sitz, den Unternehmensgegenstand, die Höhe des Stammkapitals sowie Regelungen über die Stammeinlagen enthalten, um in das Firmenbuch eingetragen werden zu können. In der Praxis werden darüber hinaus detaillierte Regelungen zur Geschäftsführung, Beschlussfassung, Verfügung über die Geschäftsanteile, und vieles mehr getroffen.
- c) Firmenwortlaut
Neben der Personenfirma (Name der GmbH vom Familiennamen eines Gesellschafters abgeleitet) und der Sachfirma (vom Namen der GmbH kann auf den Unternehmensgegenstand geschlossen werden) kann auch eine reine Fantasiefirma (frei erfundene Wörter) eingetragen werden.
Die Firma muss geeignet sein, die GmbH zu kennzeichnen und die GmbH von anderen zu unterscheiden. Die Firma darf nicht dazu geeignet sein, über geschäftliche Verhältnisse irrezuführen.
Die GmbH hat zwingend den Rechtsformzusatz in den Firmennamen aufzunehmen und in den Verkehrskreisen anzuführen (etwa GmbH, Ges.m.b.H., Gesellschaft mbH oder ähnlich).
Die Firma muss sich von allen am gleichen Ort bzw. der gleichen Gemeinde zum Zeitpunkt der Eintragung bereits bestehenden Firmen deutlich unterscheiden. Geschützt wird die zuerst eingetragene Firma. Maßgeblich für die Unterscheidbarkeit ist nur der Eindruck, der bei durchschnittlicher Aufmerksamkeit entsteht. Das Firmenbuch prüft die Ähnlichkeit und kann die Eintragung bei zu großer Ähnlichkeit vermeiden.
TIPP: Vor Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrages sollte der gewählte Firmenwortlaut jedenfalls einer Recherche über bereits existierende Firmen mit gleichem oder ähnlichem Firmenwortlaut unterzogen werden (z. B. Suchmaschinen, Firmenbuch, Markenregister), um Eintragungshindernisse und kostenverursachende nachträgliche Änderungen des Firmenwortlautes zu vermeiden. Auch können dadurch Rechtsstreitigkeiten mit anderen Firmen mit älteren Rechten vermieden werden.
- d) Stammkapital
Das gesetzliche Mindeststammkapital einer GmbH beträgt € 35.000,-, wobei eine Bar- oder Sachgründung erfolgen kann.
Das Stammkapital muss bei der Bargründung jedoch nur in Höhe von € 17.500,- in bar einbezahlt werden, wobei jeder Gesellschafter auf jede bar zu leistende Stammeinlage mindestens ¼, jedenfalls aber € 70,- einbezahlen muss. Insgesamt muss jedoch ein Betrag von € 17.500,- erreicht werden.
Bei Inanspruchnahme der Gründungsprivilegierung ist die Gründung einer GmbH mit einer reduzierten Stammeinlage von € 10.000,- möglich. In einer Zeitspanne von 10 Jahren nach Eintragung der Gesellschaft im Firmenbuch muss das Stammkapital jedoch auf € 35.000,- aufgestockt werden. Auch bei der Inanspruchnahme der Gründungsprivilegierung braucht das Stammkapital nur in Höhe von € 5.000,- in bar einbezahlt werden. Ausgeschlossen von der gründungsprivilegierten Stammeinlage sind Sacheinlagen. Während des Zeitraumes der Gründungsprivilegierung haften die Gesellschafter den Gläubigern gegenüber nur bis zur Höhe ihrer gründungsprivilegierten Stammeinlagen (auch im Insolvenzfall).
Eine Sachgründung ist grundsätzlich nur bis zur Hälfte des Stammkapitals erlaubt. Eine komplette Aufbringung des Stammkapitals durch Sacheinlagen ist nur (i) zum Zweck der Fortführung eines seit mindestens 5 Jahren bestehenden Unternehmens, wenn der GmbH nur der letzte (Mit)Inhaber des Unternehmens, dessen Ehegattin und Kinder als Gesellschafter angehören, sowie (ii) bei Einhaltung der aktienrechtlichen Gründungsvorschriften für Sacheinlagen. Sachen können alles sein, was einen Verkehrswert hat (auch Forderungen).
- e) Gesellschafter
Gesellschafter können natürliche als auch juristische Personen sein und können diese auch Ausländer sein. Auch ein (Wohn)Sitz in Österreich ist nicht erforderlich.
Geschäftsführer
Die GmbH muss mindestens einen, kann aber auch mehrere Geschäftsführer haben. Geschäftsführer kann nur eine physische Person sein. Ein Geschäftsführer kann Fremdgeschäftsführer oder Gesellschafter-Geschäftsführer sein.
Inländereigenschaft, Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt im Inland ist grundsätzlich nicht erforderlich, allerdings kann das Gericht in Fällen, in denen der Geschäftsführer im Inland nicht erreichbar ist, auf Antrag eines Beteiligten (z. B. Gläubiger, Geschäftspartner, Arbeitnehmer, Behörde,..) einen Notgeschäftsführer bestellen, der im Inland erreichbar ist. Daher sollte zumindest ein Geschäftsführer oder zumindest ein Prokurist mit gewöhnlichem Aufenthalt im Inland bestellt werden.
(Fremd)Geschäftsführer werden durch beglaubigten Bestellungsbeschluss der Gesellschafter bestellt. Gesellschafter-Geschäftsführer können auch im Gesellschaftsvertrag bestellt werden. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern kann die Abberufung als Geschäftsführer auf wichtige Gründe beschränkt werden, wobei im Falle einer Abberufung die Funktion bereits mit dem Zeitpunkt der Erklärung an den Geschäftsführer endet (Abberufung aber mit Anfechtungsklage oder Nichtigkeitsklage bekämpfbar). Auch die Einräumung eines Sonderrechtes auf Geschäftsführung ist möglich, wobei in diesem Fall eine Abberufung grundsätzlich nur mit Zustimmung des betroffenen Geschäftsführers möglich ist. Bei Nichtzustimmung ist in diesem Fall nur eine Abberufungsklage möglich und bleibt der Geschäftsführer bis zur Entscheidung über die Abberufung im Amt.
Die Bestellung als Geschäftsführer ist von seiner Anstellung zu trennen. Es ist auch eine Tätigkeit als organschaftlicher Geschäftsführer ohne Anstellung möglich.
Im Regelfall wird jedoch ein Anstellungsvertrag vorliegen, wobei der Geschäftsführer üblicherweise echter Dienstnehmer (Angestellter) oder freier Dienstnehmer sein kann. In seltenen Fällen kann auch ein Werkvertrag oder ein Auftragsverhältnis vorliegen.
Ist der Geschäftsführer echter Dienstnehmer, kommen sämtliche arbeitsrechtlichen Bestimmungen uneingeschränkt zur Anwendung. Der Anstellungsvertrag kann jedoch auch so ausgestaltet werden, dass der Geschäftsführer als freier Dienstnehmer zu qualifizieren ist. Ein freier Dienstnehmer verrichtet seine Arbeit ohne persönliche Abhängigkeit weitgehend selbstständig und frei von Beschränkungen des persönlichen Verhaltens. Er ist nicht in den Betrieb eingebunden, kann sich Ort, Zeit und Art der Verrichtung seiner Arbeit selbst bestimmen und unterliegt insofern keinen Weisungen der Gesellschafter. Sachliche Weisungen sind jedoch zulässig, da diese nur das „Was“ der Arbeit betreffen und nicht das „Wie“. Schließlich kann sich der frei Dienstnehmer auch vertreten lassen. Bei Bejahung der Eigenschaft als freier Dienstnehmer kommen die arbeitsrechtlichen Bestimmungen, die vom persönlichen Abhängigkeitsverhältnis des Geschäftsführers geprägt sind und diesen als sozial Schwächeren schützen sollen, nicht zur Anwendung (z. B. keine Anwendbarkeit von Kollektivverträgen, Arbeitszeitgesetz, Urlaubsgesetz, Entgeltfortzahlungsbestimmungen im Krankheitsfall bzw. im Fall eines Arbeitsunfalles). Ob der Geschäftsführer echter Dienstnehmer oder freier Dienstnehmer ist, kann immer nur einzelfallbezogen nach dem Überwiegen der für oder gegen die persönliche Abhängigkeit sprechenden Umstände festgestellt werden.
Da die steuer- und sozialversicherungsrechtliche Einordnung des Geschäftsführers nicht mit der arbeitsrechtlichen Qualifikation des Anstellungsvertrages deckungsgleich ist, ist steuer- und sozialversicherungsrechtlich eine eigene Beurteilung vorzunehmen. Steuer- und sozialversicherungsrechtlich spielt neben der arbeitsrechtlichen Qualifikation vor allem die Tatsache eine Rolle, ob und in welcher Höhe der Geschäftsführer an der GmbH beteiligt ist (Gesellschafter-Geschäftsführer) und ob dem Geschäftsführer eine Sperrminorität (Möglichkeit, Beschlüsse der Gesellschafter zu verhindern) eingeräumt wurde.
Aufgrund der sehr einzelfallbezogenen Beurteilung sollte jedenfalls im Vorfeld eine (steuer)rechtliche Beratung erfolgen.
Firmenbuch
-
Die GmbH ist zwingend in das Firmenbuch einzutragen. Die Anmeldung zum Firmenbuch hat durch sämtliche Geschäftsführer zu erfolgen. Es sind folgende Urkunden anzuschließen:
- Gesellschaftsvertrag
- Nachweis der Bestellung der Geschäftsführer und allenfalls des Aufsichtsrates in beglaubigter Form, sofern nicht bereits im Gesellschaftsvertrag enthalten
- Beglaubigte Musterzeichnungserklärungen aller Geschäftsführer
- Bankbestätigung für den Nachweis der Einzahlung der Bareinlagen
- Erklärung der Geschäftsführer, dass die bar zu leistenden Stammeinlagen einbezahlt wurden und dass sich Bar- und Sacheinlagen in ihrer freien Verfügung befinden (in den Firmenbuchantrag aufzunehmen)
- Konzession sofern erforderlich (z.B. Banken)
- Allenfalls Gutachten der Wirtschaftskammer über Zulässigkeit des Firmenwortlautes, falls diesbezüglich Bedenken bestehen
- Gegebenenfalls NeuFöG-Formular (von der Wirtschaftskammer unterzeichnet – keine Beglaubigung erforderlich)
Sofern seitens des Firmenbuches keine Rückfragen erfolgen, wird die GmbH üblicherweise innerhalb von 14 Tagen in das Firmenbuch eingetragen. Die Gerichtsgebühren für die Eintragung liegen im Regelfall zwischen € 350,- und € 500,-.
Gewerberecht
- a) Gewerbe
Die GmbH benötigt für die Ausübung eines Gewerbes eine Gewerbeberechtigung. Ein Gewerbe ist eine selbstständige, regelmäßige Tätigkeit, die in der Absicht betrieben wird, einen wirtschaftlichen Vorteil zu erzielen.
In Österreich gibt es freie und reglementierte Gewerbe. In § 94 GewO werden alle reglementierten Gewerbe aufgezählt. Alle darin nicht aufgezählten Gewerbe sind frei und benötigen damit keinen Befähigungsnachweis.
Die GmbH muss einen gewerberechtlichen Geschäftsführer bestellen (kann auch der im Firmenbuch eingetragene handelsrechtliche Geschäftsführer sein), der gegenüber der Behörde für die Einhaltung der gewerberechtlichen Vorschriften verantwortlich ist und in der Lage sein muss, sich im Betrieb entsprechend zu betätigen. Bei reglementierten Gewerben muss der gewerberechtliche Geschäftsführer darüber hinaus (i) einen Befähigungsnachweis sowie (ii) eine Tätigkeit als mindestens zur Hälfte der wöchentlichen Normalarbeitszeit im Betrieb beschäftigter und voll sozialversicherungspflichtiger Arbeitnehmer, sofern er nicht gleichzeitig handelsrechtlicher Geschäftsführer ist, vorweisen können.
Die Aufnahme der Tätigkeit ist mit Ausnahme der sogenannten Zuverlässigkeitsgewerbe (§ 95 GewO) bereits ab dem Tag der Gewerbeanmeldung möglich.
Die Gewerbeberechtigung kann bei der zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde (Bezirkshauptmannschaft oder Magistrat in größeren Städten) beantragt werden.
- b) Betriebsanlagengenehmigung
Betriebsanlagen sind alle örtlich gebundenen Einrichtungen, die der Entfaltung einer regelmäßigen gewerblichen Tätigkeit zu dienen bestimmt sind. Für Betriebsanlagen ist eine Genehmigung erforderlich, wenn von diesen gewisse Gefahren oder Emissionen ausgehen (siehe dazu § 74 GewO). Reine Bürobetriebe bedürfen in der Regel keiner Genehmigung.
Ergeht ein Genehmigungsbescheid, finden sich in diesem oft sogenannte Auflagen. Diese Auflagen sind einzuhalten und wird die Einhaltung von der Behörde auch überprüft. Der Betriebsanlagenbescheid hat dingliche Wirkung, womit gemeint ist, dass ein Wechsel der Gewerbetreibenden keine Auswirkungen auf die genehmigte Betriebsanlage hat (das Unternehmen kann weitergeführt werden).
Wie beim Gewerbe wird auch die Betriebsanlagengenehmigung von der zuständigen Bezirksverwaltungsbehörde (Bezirkshauptmannschaft oder Magistrat in größeren Städten) erteilt.
Marke
Eine Marke dient als Erkennungsmerkmal für Kunden, damit diese die angebotenen Waren und Dienstleistungen dem Unternehmen zuordnen können. Bei entsprechendem Bekanntheitsgrad des Unternehmens kann eine Marke einen sehr hohen Vermögenswert für das Unternehmen darstellen. Marken werden durch Ausschließungsrechte geschützt, die sich im Wesentlichen nach dem Markenschutzgesetz richten. Der Markeninhaber kann Dritten verbieten, ohne seine Zustimmung gleiche oder ähnliche Zeichen für gleiche oder ähnliche Waren oder Dienstleistungen zu verwenden, wenn die Gefahr von Verwechslungen besteht. Diese Ausschließungsrechte setzen regelmäßig eine Eintragung in das Markenregister voraus. Damit eine Marke eintragungsfähig ist, benötigt sie Unterscheidungskraft gegenüber anderen Marken. Die Unterscheidungskraft hängt eng mit dem Waren- und Dienstleistungsverzeichnis zusammen, für welche der Schutz beantragt wird.
Eine Marke kann je nach beantragtem Schutzgebiet als nationale Marke (Österreich), Gemeinschaftsmarke (gesamter EU-Raum) oder internationale Marke (Auswahl von selbst zu wählenden Staaten aus einer Liste von teilnehmenden Vertragsstaaten) für eine Schutzdauer von 10 Jahren registriert werden. Eine Verlängerung ist möglich.
Die gängigsten Marken sind Wortmarken, Wortbildmarken, Bildmarken sowie körperliche oder dreidimensionale Marken.
Die Eintragung nationaler Marken kann beim österreichischen Patentamt beantragt werden. Auch Gemeinschaftsmarken und internationale Marken können beim österreichischen Patentamt eingereicht werden. Da dieses jedoch den Antrag lediglich an die zuständige Stelle weiterleitet, ist es zeitsparender, die Einreichung direkt bei der zuständigen Stelle (Gemeinschaftsmarke: Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt in Alicante in Spanien, internationale Marke: Internationales Büro der Weltorganisation für geistiges Eigentum in Genf) vorzunehmen. Wenn eine internationale Marke angemeldet werden soll, ist es zudem erforderlich, vorher eine nationale Marke oder eine Gemeinschaftsmarke (sogenannte Basismarke) anzumelden und erst danach die internationale Marke. Das genaue Prozedere und viele andere nützliche Informationen zur Markenanmeldung finden sich auf der Homepage des Österreichischen Patentamtes. Bei der Gemeinschaftsmarke ist noch zu beachten, dass diese nur für das gesamte EU-Gebiet beantragt werden kann und bei Vorliegen eines Registrierungshindernisses auch nur für einen einzigen Mitgliedstaat die Gemeinschaftsmarke generell nicht eintragungsfähig ist.
Das Patentamt übermittelt nach Anmeldung der Marke ein Ähnlichkeitsprotokoll über bereits registrierte verwechslungsfähig ähnliche Marken und verständigt die betroffenen Markeninhaber von der beabsichtigen Neueintragung. Die Inhaber dieser ähnlichen Marken können sich gegen die Registrierung dieser Marke wehren. Wenn der Antragsteller bereits vor Anmeldung der Marke sicher gehen möchte, dass verwechslungsfähige Marken nicht vorhanden sind, kann beim Patentamt vor Anmeldung der Marke eine kostenpflichtige Ähnlichkeitsrecherche beauftragt werden.
TIPP: Es ist aber auch möglich, über die Homepage des Patentamtes selbst verschiedene kostenfreie Recherchemöglichkeiten in Anspruch zu nehmen. Vor allem bei einfachen Wortmarken oder Wortbildmarken kann mit dieser Selbstrecherche bereits vorab mit hoher Wahrscheinlichkeit eine Kollision mit registrierten Marken ausgeschlossen werden.
Die Gebühren für die Anmeldung einer nationalen Marke betragen derzeit € 372,-, für eine Gemeinschaftsmarke derzeit € 1.050,- (bei online-Anmeldung € 900,-). Bei einer internationalen Marke hängen die Gebühren von der Anzahl und der individuellen Gebühr der ausgewählten Länder ab.
Abgaben
Die Betriebseröffnung ist dem Finanzamt innerhalb eines Monats ab Beginn der betrieblichen Tätigkeit anzuzeigen. Das zu verwendende Formular ist von der Homepage des Bundesministeriums für Finanzen downloadbar. Zuständig ist das Finanzamt, in dessen Bezirk der Sitz oder die Geschäftsleitung der GmbH liegt.
- a) Umsatzsteuer
Im Zuge der Beantragung einer Steuernummer wird der GmbH automatisch eine UID-Nummer zugeteilt. Die GmbH hat ihre umsatzsteuerliche Abgabenschuld des Voranmeldungszeitraums selbst zu berechnen. Unter Voranmeldungszeitraum versteht man jenen Zeitraum, für den die Umsatzsteuer selbst berechnet, eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellt und eine sich ergebende Vorauszahlung entrichtet werden muss. Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat und nur bei Unterschreitung einer Umsatzgrenze (derzeit € 100.000,- jährlich) das Kalendervierteljahr. Bei Neugründung muss geschätzt werden, welchen Umsatz die GmbH erwirtschaften wird, weshalb sich auch bei neuen Unternehmen der monatliche Voranmeldungszeitraum ergeben kann.
Die Steuerschuld, die im Voranmeldungszeitraum entstanden ist, ist am 15. des zweitfolgenden Monats nach Entstehung der Steuerschuld fällig (für den Voranmeldungszeitraum Jänner daher am 15.03.)
Betriebsausgaben, die bereits vor Eintragung der GmbH in das Firmenbuch angefallen sind, können bereits als Vorsteuer beansprucht werden.
Die Umsatzsteuerschuld entsteht bei der GmbH mit Ablauf des Kalendermonats, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung erbracht wird. Entscheidend ist die Vollendung. Die Steuerschuld verschiebt sich um höchstens einen Monat, wenn die Rechnungslegung in einem späteren Monat erfolgt. Eine verspätete Rechnungslegung hindert daher die Fälligkeit der abzuführenden Umsatzsteuer nicht.
ACHTUNG: Der im Zuge der Gründung an das Finanzamt zu meldende Jahresumsatz sollte aus dem Blickwinkel der abzuführenden Umsatzsteuer betrachtet werden. Wenn nach der Schätzung der Jahresumsatz € 35.000,- netto nicht übersteigen wird, kommt die Kleinunternehmerregelung zur Anwendung. Die GmbH muss bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung von den Einnahmen keine Umsatzsteuer bezahlen, darf aber auch von den Ausgaben keine Vorsteuer abziehen. Sollten die Umsätze entgegen der Schätzung wider Erwarten doch über € 35.000,- liegen, werden die im ersten Jahr erwirtschafteten Umsätze rückwirkend steuerpflichtig. Eine Nachverrechnung an private Kunden wird im Regelfall aber schwierig sein. Ein Verzicht auf die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung ist möglich.
- b) Körperschaftssteuer
Die GmbH unterliegt der Körperschaftssteuer (KöSt) von 25% auf den Gewinn der Gesellschaft, unabhängig davon, ob der Gewinn im Unternehmen verbleibt oder an die Gesellschafter ausgeschüttet wird. Selbst wenn eine GmbH keinen Gewinn erwirtschaftet, wird eine Mindestkörperschaftssteuer iHv derzeit € 1.750,- verlangt. Als Ausnahme beträgt die Mindestkörperschaftsteuer für nach dem 30.06.2013 gegründete GmbHs in den ersten 5 Jahren € 500,- pro Jahr und in den folgenden 5 Jahren € 1.000,- pro Jahr. Ab dem 11. Jahr ist wieder die volle Mindest-KöSt zu zahlen.
Die Steuer wird in vierteljährlichen Vorauszahlungen bezahlt und mit Bescheid vorgeschrieben (Fälligkeiten 15.2., 15.5., 15.8. und 15.11.). Eine Ausschüttung an den Gesellschafter wird mit 27,5% besteuert, wodurch sich eine Gesamtsteuerbelastung von 45,63% ergibt. Die bezahlte Mindest-KÖSt geht aber in Verlustjahren nicht verloren, da diese ohne zeitliche Begrenzung in den Folgejahren auf Gewinne wie eine Vorauszahlung angerechnet werden. Verluste der GmbH können generell unbegrenzte Zeit vorgetragen und mit späteren Gewinnen ausgeglichen werden. Es kommt allerdings eine Verlustausgleichgrenze von 75% zur Anwendung, sodass 25% eines Jahresgewinnes unabhängig von der Höhe der verfügbaren Verlustvorträge steuerpflichtig ist.
ACHTUNG: Die Körperschaftssteuervorauszahlungen werden auf Grundlage der im ersten Jahr vom Geschäftsführer abgegebenen Gewinnschätzung vorgeschrieben und sollten daher dem Finanzamt bei Gründung zur Vermeidung von überhöhten Vorauszahlungen eher konservativ geschätzt bekannt gegeben werden.
Dienstnehmer
Diese sind bereits vor Beginn des Dienstverhältnisses bei der zuständigen Gebietskrankenkasse zu melden. Falls zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Daten bekannt sind, reicht es aus, wenn vor Beginn des Dienstverhältnisses eine Mindestangaben-Meldung (Beitrittskontonummer, Name, Geschlecht, Versicherungsnummer bzw. Geburtsdatum sowie Ort und Tag der Beschäftigungsaufnahme) und innerhalb von sieben Tagen eine vollständige Meldung erstattet werden.
Jahresabschluss
Eine GmbH muss nach dem Grundsatz der doppelten Buchführung jährlich eine Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist nicht zulässig. Bei der doppelten Buchführung werden demzufolge nicht nur tatsächlich zugeflossene Einnahmen und geleistete Ausgaben berücksichtigt, sondern auch die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten. Weiters sind Zahlungen demjenigen Wirtschaftsjahr zuzuordnen, für das diese Zahlungen tatsächlich anfallen (Abgrenzung).
Der Geschäftsführer ist verpflichtet, den Jahresabschluss innerhalb von 5 Monaten nach Ablauf des vorangegangenen Geschäftsjahres inklusive Anhang und bei Überschreitung gewisser Schwellenwerte auch einen Lagebericht aufzustellen.
DVR-Nummer
Grundsätzlich muss jeder Auftraggeber einer Datenanwendung eine DVR-Nummer führen, sofern personenbezogene Daten (Identität bestimmt oder bestimmbar) verarbeitet werden. Diese wird vom Datenverarbeitungsregister vergeben. Nähere Informationen können auf der Homepage der Datenschutzbehörde abgerufen werden.
Kosten der Gründung
Die Gesamtkosten einer GmbH-Gründung variieren je nach gewählter Höhe des Stammkapitals und der Komplexität der Gründung. Üblicherweise fallen bei der Gründung zusätzlich zum zu leistenden Stammkapital (mindestens € 5.000,- im Falle einer Bargründung) zumindest folgende Kosten an:
Gebühren Firmenbuch (zwischen € 350,- und € 500,- je nach Umfang der einzutragenden Tatsachen – wenn NeuFÖG nicht anwendbar)
Honorar Rechtsanwalt / Notar / Steuerberater (je nach Komplexität)
Unter Umständen Kosten gewerberechtlicher Geschäftsführer
Kosten Gewerbeanmeldung sowie Betriebsanlagengenehmigung, wenn NeuFöG nicht anwendbar
Fazit
Trotz der Verlockung, den Gesellschaftsvertrag im Zuge der Gründung aus Kostengründen sehr einfach zu gestalten, sollte großes Augenmerk auf eine vorausschauende Gestaltung des Gesellschaftsvertrages gelegt werden, da nachträgliche Änderungen erst recht Kosten verursachen und oft auch aufgrund ungünstiger Beteiligungsverhältnisse nicht mehr bzw. nur unter großer Kraftanstrengung durchzusetzen sind.
Durch die Einführung der Gründungsprivilegierung ist die Gründung einer GmbH deutlich billiger geworden. Meist wird das in bar einzuzahlende Mindeststammkapital von EUR 5.000,- in der Praxis aber nicht ausreichen, um die Gründungskosten und sonstige Anlaufkosten der GmbH zu decken, sodass die Gesellschafter der GmbH weiteres Kapital zuführen müssen. In Kombination mit den auf die Höhe der übernommenen Stammeinlage beschränkten persönlichen Haftungsrisiken der Gesellschafter ist die GmbH eine sehr attraktive Rechtsform.
